Vállalkozói sikerkulcsok II.
EV. vagy kezdő vállalkozó vagy? Épp tervezed, hogy vállalkozó légy? Akkor ez Neked szól! Az évek során számos kisvállalkozással dolgoztam, és összegyűjtöttem a legfontosabb tudnivalókat, ami átsegíthet Téged a kezdeti nehézségeken. Megtudhatod, mire kell odafigyelned, ha sikeres szeretnél lenni!
Időmenedzsment, azaz az időbeosztás fontossága
A vállalkozói kompetenciákról szóló, előző bejegyzésemben felhívtam a figyelmet, hogy a legszembetűnőbb különbség az alkalmazotti és a vállalkozói lét között, hogy vállalkozóként nincs főnököd, nem parancsol neked senki, és úgy tűnhet, nem vagy időhöz kötve. Ám ez csalóka.
Aki nem képes saját magát motiválni és jól beosztani az idejét, annak vállalkozóként még nehezebb dolga lesz. Ha nem tartod számon a teendőidet, halogatsz, nem végzed el a feladataidat, súlyos következménye lesz: nem lesz sikeres a vállalkozásod, kudarcot, anyagi veszteséget szenvedsz el. Tehát nagyon oda kell figyelned, hogyan gondolkodsz, mivel töltöd az időd, azon belül is mire, mennyi időt fordítasz.
Vállalkozóként a választott tevékenység elvégzése mellett az az adminisztráció akár a munkaidő 60%-át is kiteheti, ezért nagyon jól kell kell tudni beosztani az időt!
Az egészséges életmód
A helyes időbeosztás egyik alappillére. Ahhoz, hogy minden beleférjen a napba, a vállalkozók általában korán kelnek. A reggeli rutin elvégzése mellett az is hozzátartozik a nap indításához, hogy tájékozódnak a hírekről, elolvassák a napi aktualitásokat. Ez nem egyenlő azzal, hogy értelmetlenül pörgetik a közösségi médiák posztjait, hanem az őket érintő, pl. gazdasági híreket és az e-mailjeiket nézik meg, vagy valamilyen vállalkozás fejlesztő anyagot, ami inspirálja őket.
Sokan sporttal, tornával vagy futással kezdik a napot és odafigyelnek az egészséges étrendre, mert tudják, hogy mindennek az alapja a testi egészségük, jól-létük. Bármennyire elfoglaltak, arra is szánnak időt, hogy kikapcsolódjanak, a családjukkal legyenek, mert ha a feltöltődés elmarad, vagy összekeveredik a munka és a magánélet, az többek között korán kiégéshez, kimerüléshez vezet. Ez főként az első időkben nehéz, amikor még nincs elég gyakorlatod a szervezésben, ill. a vállalkozás elindításakor nagyon sokat kell dolgoznod azért, hogy megrendeléseket, vevőket, és így elegendő bevételt szerezz.
Megtörténhet, hogy a vállalkozásod első éveiben úgy érzed, hogy rengeteget dolgozol, rámegy az életed, még sincs hasznod rajta. Ha Te is ebben az állapotban vagy, át kell gondolnod, min kell változtatnod ahhoz, hogy a helyzet javuljon! Erre bevált, letesztelt technikák vannak, amiket Te is tudsz alkalmazni, csak előbb fel kell ismerned a problémádat és akarnod kell megoldani.
Pacsirta vs. bagoly - a kapacitások optimális kihasználása
Biztosan ismered ezt a felosztást: a pacsirta típusok korán kelnek, és a nap első felében aktívabbak, hatékonyabbak, a baglyok fordítva. Ők később szeretnek kelni, de tovább is maradnak fenn, és délutánra, estére érik el a teljesítményük csúcsát. Akkor pörögnek, amikor más már alszik.
Ha Te pacsirta típus vagy, a reggeli, délelőtti időszakra érdemes tenned a kreativitást igénylő, nehezebb, hosszabb időbe telő feladatokat, mert estére jellemzően kifáradsz. Ha késő estére halasztasz olyan dolgokat, amelyhez friss fej szükséges, sokkal tovább fog tartani megcsinálnod és többet is hibázol, mintha reggel vagy délelőtt csináltad volna meg.
Ha bagoly típus vagy, délelőttre tedd a rutinfeladatokat, amelyek kisebb szellemi erőfeszítést igényelnek és kisebb a hibázás lehetősége. Amennyiben van erre lehetőséged (a családod és egyéb teendőid mellett), a kreativitást igénylő feladatokat délutánra, estére időzítsd, mert Te így leszel a leghatékonyabb.
Tervezettség, rendezettség, szervezettség
Ha hatékonyan és a lehető legkevesebb stresszel szeretnél dolgozni, pontosan nyilván kell tartanod az adatokat, teendőidet, programjaidat. Előre meg kell tervezned a napjaidat, sőt, a hetedet, hónapodat, akár évedet. Ehhez nagyon hasznos segédeszközök vannak, érdemes bevetni őket.
A sikeres vállalkozók reggel átgondolják az előttük álló napi teendőket, és ha szükséges, átütemezik a feladatokat, újratervezik a napot. Fontos, hogy minden napjuk előre meg van tervezve (akár hetekkel korábban), általában írásban: határidőnaplót vezetnek. Ez lehet papír alapú naptár vagy egy online naptár, a lényeg, hogy bármikor hozzáférhető legyen, és könnyen lehessen benne dolgozni. Hasznos funkciói, hogy lehet kérni emlékeztetőt, figyelmeztetést egy teendőről, így biztosan nem felejtünk el semmit.
Számos irodai szoftver létezik, ami rendelkezik ezekkel a szervezést segítő funkciókkal, ám egy kezdő vállalkozó számára megfelelő lehet az ingyenes Google naptár (és fiók), vagy az Outlook nevű levelező program is. Ezekben az e-mailek mellett könnyen tudjuk ütemezni a napi programunkat (találkozók, telefonhívások, értekezletek stb.), valamint a feladatainkat listaszerűen nyilván tudjuk tartani, és mindhez figyelmeztetést tudunk beidőzíteni. Ez azt jelenti, hogy az általunk megadott időben a program küld egy üzenetet vagy e-mailt, hogy milyen eseményünk vagy teendőnk fog hamarosan kezdődni, és így biztosan nem feledkezünk meg róla.
Az idő pénz
Mindig igyekeznünk kell a feladatainkat a leggyorsabban, leghatékonyabban végezni. Ez akkor sikerülhet, ha a szükséges adatok nyilván vannak tartva, naprakészek, és tudod, hol találod őket. Pl. egy számlát kell kiállítani egy partnerednek. Tudnod kell hozzá, hogy kinek számlázol, mit, mennyiért. Akkor tudod gyorsan és egyszerűen megcsinálni a számlát, ha rendelkezésre állnak a partneradatok, nem kell őket keresgetni, vezeted, hogy mit kell számláznod, és így tovább.
Ha ezeket a fontos információkat cetlin „tároltad”, érdemes átállni valami hatékonyabbra, mert ha keresgetni kell az adatokat, garantált vele az időveszteség és a stressz. No és persze mind-mind anyagi veszteség! Léteznek nagyon jó programok az adattárolás megkönnyítésére, de kezdetnek a jó, öreg Excel tábla is megteszi. Mindegy, csak ne a cetli!
Még egy nagyon fontos dolog, a tervezés vezérfonala:
Célok meghatározása
Semelyik szél nem kedvez annak, aki nem tudja, melyik kikötőbe tart.
A tervezéshez előbb meg kell határozni a céljainkat és tisztázni a következőket:
- Mit szeretnénk megvalósítani a vállalkozásunkban? Miért csináljuk?
- Melyek a rövidtávú céljaink? (1-3 év)
- Melyek a középtávú céljaink? (3-5 év)
- Melyek a hosszútávú céljaink? (5-10 év)
- Milyen határidővel?
A napin kívül a heti, havi és éves tervezés szintén fontos egy vállalkozó számára, de ha a céljaival nincs tisztában, nem lesz eredmény sem, nem indulsz növekedésnek. A tervezést úgy kell megvalósítani, hogy minden egyes nap tenni kell egy-egy kis lépést a céljaid elérése irányába. Teendőid a célok megvalósítását szolgálják!
Nyilvántartások napi szintű vezetése
Ahhoz, hogy megfelelő döntést tudjon hozni egy vállalkozó, elengedhetetlen, hogy mindig pontos, naprakész adatokat lásson különösen a pénzügyeivel és az egyéb területekkel kapcsolatban. Tudnia kell, mennyi pénze van, mennyiből gazdálkodhat, milyen fizetendő tételek állnak sorban, és mindezek határidejét stb.
Még egy kezdő vállalkozásnak is napi szinten kell vezetnie a bevételeit és kiadásait, ha áfakörös, akkor a fizetendő áfát. A cash-flow terv elkészítése sokaknak okoz nehézséget, ami azt mutatja meg, hogy időben (napokra, hetekre vagy hónapokra bontva), hogy milyen bevétel mikor érkezik be (mikor, mennyi pénz lesz a cégben), illetve milyen kiadások melyik nap jelentkeznek (mikor, mekkora összeget kell tudnia kifizetni). A vállalkozó ez alapján fel tud előre készülni ezekre a helyzetekre, és ennek tudatos kézbentartásával érheti el, hogy mindig fizetőképes legyen.
Ezen kívül még számos nyilvántartás van, amit napi szinten kell vezetnie és frissítenie. Nyomon kell követni a kiadott árajánlatokat, szerződéseket, megrendeléseket, számlákat és egyéb, hatóságok által meghatározott naplók vezetését, a készleteket, online jelenléttel kapcsolatos feladatokat, valamint a folyamatban lévő hivatalos ügyeket és a postát is.
Ha van alkalmazott, akkor az ő bejelentésüket, személyügyi aktákat, tűz- és munkavédelmi oktatásokat, egyéb hatósági engedélyek érvényességi idejét stb. A könyvelővel való kapcsolattartásnak folyamatosnak kell lennie, aminek az az alapja, hogy a szállítói és vevőszámlák és a rajtuk szereplő adatok pontosan, precízen legyenek nyilvántartva. (A papír alapú számlák is scannelve, a megfelelő mappában – védett helyen, pl. felhőben – tárolva stb.)
Leggyakoribb adminisztratív feladatok ütemezése
Naponta
- jelenléti ívek, szabadságok, bejelentések, munkavédelmi és oktatási naplók (ha vannak alkalmazottak)
- pénzmozgások (házi pénztár, bankszámlák)
- készletek
- számlák iktatása, áfa nyilvántartás és cash-flow terv aktualizálása
- árajánlatok, megrendelések, szerződések
- e-mailek, egyéb megkeresések
Hetente
- számlázás (a teljesítést követő 8 napon belül ki kell állítani a számlát)
- könyvelővel való kapcsolattartás
- személyügyi akták vezetése
- online jelenléttel kapcsolatos teendők stb.: tartalomgyártás, honlapfrissítés
- irodaszerek, készletek ellenőrzése és megrendelése
Havonta, negyedévente vagy évente
- számlák ejluttatása a könyvelőhöz
- jelenléti ívek összesítése
- bérelszámolások
- munkavédelmi-, tűzvédelmi és oktatási naplók
- hatósági engedélyek megújítása
A konkurencia lekörözéséhez, sikerességhez nélkülözhetetlen, hogy a vállalkozó akarjon jobbá válni. Jobbá válni a tegnapi énjétől és a konkurenciájától. Kell az akarat, hogy a termékünk vagy a szolgáltatásunk ott legyen a legjobbak között, mi nyerjük el a megrendeléseket, a célpiac bizalmát.
A lista közel sem teljes, az adott vállalkozás tevékenysége jellegétől függően eltérő, vagy ennél sokkal bővebb lehet. A vállalkozók konkrét feladatairól részletesen ide kattintva olvashatsz.
Miért kell ezeket pontosan vezetni? Mi történik, ha elhanyagolod?
Delegálás
Ha valaki mindezt – a vállalkozás konkrét tevékenységét és az adminisztrációt – egymaga csinálja, annak sokféle területhez kell egyszerre és jól értenie, valamint gyorsan, hatékonyan, pontosan kell dolgoznia. Azt fogja érezni, hogy rengeteget dolgozik, mégsem igazán sikeres, az áttörés nem fog jönni.
Mivel a nap a vállalkozók számára is csak 24 órából áll, a vállalkozói gondolkodás egyik alapja, hogy már a kezdetektől azt keressük, hogyan tudjuk építeni a céget/vállalkozást, és kik a megfelelő emberek, akikkel együtt tudunk dolgozni. Fontos, hogy tudjuk kiadni a kezünk közül a feladatokat, bízzunk a másikban, hogy ő is meg tudja csinálni.
Egy vezető feladata nem az adminisztráció, hanem a tervezés és a fontos döntések, stratégiák megalkotása. Ez csak akkor megy jól, ha a napi rutinfeladatokat másra bízza (delegálja), és ő csak ellenőrzi mindezt.
Egy kezdő vállalkozás esetében is célszerű lehet kiszervezni az adminisztrációt, ami azt jelenti, hogy egy hozzáértő virtuális asszisztensre bízzák, és csak annyi munkáért fizetnek, amennyit valójában el kellett végezni, a vállalkozó pedig a saját munkájára koncentrálhat. Ez által plusz nyereséget tud termelni abban az időben, amit egyébként a pénzt nem hozó papírmunkával töltene.
Egy induló vállalkozásnak általában nincs szüksége egy teljes állásban foglalkoztatott irodai asszisztensre, vagy nem tehetik még meg, hogy alkalmazottat foglalkoztassanak, irodát tartsanak fenn, a kiszervezéssel azonban mégis profin lesz elvégezve ez a háttérmunka, és a virtuális asszisztens által kibocsátott számlát költségként leírhatja a vállalkozó.
Egy rátermett virtuális asszisztens, az E-titkárság megbízása mellett tehát a vállalkozó tudja csökkenteni a költségeit, egyúttal növelni a bevételeit.
Önfejlesztés, tanulás
Ez az, amiből soha nem elég, aminek soha nincs vége egy vállalkozó számára. Inspirációt, motivációt kell találni, folyamatosan ötletelni, fejleszteni magunkat is, nemcsak a céget és a termékét/szolgáltatását. Sőt, ha vannak munkatársaink, akkor őket is.
Vállalkozóként meg kell tanulnunk marketingelni, céget építeni és értékesíteni. Ezek megtanulására minden nap legalább 20 perc – 60 percet érdemes szánni.
Mert hiába értünk jól a szakmánkhoz, ha eladni nem tudjuk! A vállalkozói lét azt is takarja, hogy nemcsak jól értünk a szakmánkhoz, de megtanuljuk eladni, pénzre váltani is szakértelmünket. Számtalan internetes anyag vagy online kurzus van ezzel kapcsolatban, de a hasonló pályán mozgó emberektől is lehet tanulni, inspirálódni mind a konkrét szakmában, mind pedig az értékesítési technikákban.
Az online jelenlét építése már az első pillanattól elengedhetetlen egy vállalkozó számára, mégis rengeteg olyan vállalkozás van, akinek egyáltalán nincs céges weboldala, vagy ha van is, rossz, azért nem hoz vevőket és nem termel pénzt.
- Vállalkozói szemlélet, gondolkodásmód kialakítása: nem vagy alkalmazott, nem gondolkodhatsz alkalmazotti fejjel!
- Marketing ismereteket szerzünk
- Ezeket folyamatosan gyakoroljuk, fejlesztjük
- Tartalmakat gyártunk: nem csak érteni kell a szakmánkhoz, de meg is kell azt tudnunk mutatni a világnak, ha vevőket szeretnénk.
Senki nem születik marketingesnek! Mindezt megtanulni szintén rengeteg idő és energia, a marketing feladatokat is megéri kiszervezni. Sok vállalkozó követi el azt a hibát, hogy a marketing költségeken (weboldal, hirdetések) próbál spórolni, pedig pont ez az a terület, amire kezdetben nagy hangsúlyt kellene fektetni és pénzt szánni rá, hiszen ez szállítja a vevőket, ebből lesz bevételünk!
Az E-titkárság küldetése:
Virtuális asszisztencia a több bevételért!
Céges weboldal, hirdetések, kampányok által segítünk, hogy a világ megismerje a tevékenységedet, és előbb követőket, majd vásárlókat szerezz az online térben is!
- Céges weboldal készítés és frissítés,
- Honlapszövegezés
- Hirdetések
- Blogcikkek, -bejegyzések
- Canva-kreatívok stb.
Ha nincs ezekre időd vagy nem vagy profi benne, bízd rám, hogy kevesebb munkával több vásárlód és bevételed legyen! 🙂
Töltsd ki az igényfelmérő kérdőívemet és derítsd ki, milyen segítségre lenne a legnagyobb szükséged!
